Cara Membuat Rencana Manajemen Proyek Online – 9 Langkah Sederhana

Anda bertanggung jawab atas sebuah proyek. Itu hebat! Sebelum Anda benar-benar memulai proyek Anda, Anda akan memerlukan rencana proyek.

Meskipun mungkin tergoda untuk terjun langsung ke proyek Anda dan mencari tahu sambil berjalan, Anda akan mendapatkan hasil yang jauh lebih baik jika Anda membuat rencana proyek terlebih dahulu. Tanpa rencana proyek dasar, Anda mungkin menemukan tim Anda tanpa arah, atau lebih buruk menuju ke berbagai arah.

Dalam manajemen proyek , melanjutkan tanpa rencana proyek membuat Anda dalam bahaya melampaui sumber daya yang tersedia dan gagal mencapai tujuan klien. Rencana proyek memastikan semua pemangku kepentingan memiliki visi yang sama, menetapkan tujuan terukur untuk proyek Anda, membangun komunikasi yang solid di antara anggota tim dan pemangku kepentingan, dan berfungsi sebagai dasar untuk transparansi proyek .

Tanpa itu, Anda mengatur diri sendiri dan tim Anda untuk kegagalan proyek.

Mungkin Anda telah melakukan ini untuk sementara waktu atau mungkin ini adalah proyek besar pertama Anda dan Anda baru saja mencari di Google “cara menulis rencana proyek.” Apa pun itu, kami di sini untuk membantu.

Apa itu rencana proyek?
Sebuah rencana proyek, juga dikenal sebagai rencana manajemen proyek, adalah dokumen yang menjelaskan bagaimana proyek akan dijalankan, dipantau, dan dikendalikan, dan ditutup. Ini menguraikan tujuan dan ruang lingkup proyek dan berfungsi sebagai titik referensi resmi untuk tim proyek, perusahaan yang lebih besar, dan pemangku kepentingan.

Ini dibuat selama fase perencanaan proyek dan merupakan kompilasi dari beberapa dokumen lainnya. Ini lebih dari sekadar jadwal atau daftar tugas, meskipun mencakup hal-hal itu. Rencana manajemen proyek secara resmi disetujui pada awal proyek dan kemudian secara bertahap diperbarui selama proyek berlangsung.

Mengapa perencanaan proyek penting?
Perencanaan proyek adalah tahap penting yang datang tepat setelah inisiasi dalam fase manajemen proyek . Melalui perencanaan yang tepat, Anda merampingkan seluruh proyek menjadi serangkaian langkah dan memastikan ketersediaan semua sumber daya tepat waktu.

Kendala proyek seperti waktu, ruang lingkup, dan biaya dibahas dalam proses perencanaan proyek, dan rencana mitigasi dikembangkan setelah identifikasi potensi risiko. Dengan membandingkan kemajuan aktual dengan rencana proyek, Anda juga dapat memantau kinerja tim Anda dan mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk memperbaikinya.

Cara membuat rencana proyek online
Jika Anda berpikir, “Yah, itu terdengar sangat formal dan serius, jangan terintimidasi.

Langkah-langkah perencanaan proyek

Ikuti sembilan langkah manajemen proyek ini, dan Anda berada di jalur yang benar tidak hanya tentang cara merencanakan proyek online tetapi juga untuk menjalankan proyek Anda dengan sukses.

Langkah 1: Identifikasi semua pemangku kepentingan
Proyek Anda memiliki beberapa pemangku kepentingan, dan tidak semuanya akan terlibat dalam setiap detail proyek. Pemangku kepentingan proyek termasuk:

  • pelanggan Anda,
  • pengguna akhir produk,
  • perusahaan dan para pemimpinnya,
  • dan tim yang bekerja langsung pada proyek.
  • Bergantung pada sifat proyek, pemangku kepentingan juga dapat mencakup organisasi luar atau anggota komunitas individu yang akan terpengaruh oleh proyek.

Langkah 2: Tentukan peran dan tanggung jawab
Setelah Anda mengidentifikasi pemangku kepentingan Anda, Anda perlu menentukan keterampilan dan kompetensi manajemen proyek inti yang diperlukan untuk proyek tersebut. Ketika Anda memiliki daftar itu, Anda dapat menentukan peran dan menetapkan tanggung jawab kepada masing-masing pemangku kepentingan.

Ingatlah bahwa peran tidak sama dengan seseorang.

Dalam beberapa kasus, satu orang dapat mengisi beberapa peran, seperti memiliki kontak darurat yang ditunjuk, peran yang menambahkan beberapa jam kerja tambahan ke jadwal seseorang.
Dalam kasus lain, beberapa orang mungkin memegang peran yang sama, seperti ketika proyek Anda memerlukan beberapa insinyur perangkat lunak.
Peran khas termasuk

  • sponsor proyek,
  • manajer proyek ,
  • dan anggota tim proyek .

Peran anggota tim proyek yang berbeda akan bervariasi tergantung pada proyek Anda, tetapi pastikan untuk menyertakan peran hubungan vendor dan peran hubungan pelanggan.

Langkah 3: Adakan pertemuan awal
The pertemuan kickoff adalah

kesempatan untuk menyatukan semua pemangku kepentingan,
memberikan visi untuk proyek yang dapat diikuti semua orang,
dan kesempatan untuk melakukan perkenalan dan menjalin hubungan kerja yang baik.
Pada tahap ini, detail spesifik dari proyek belum ditentukan, jadi Anda harus memasukkan diskusi tentang ruang lingkup proyek, anggaran, timeline, dan tujuan dalam agenda rapat Anda. Ini juga ketika peran diumumkan dan rencana komunikasi dijelaskan. Pertemuan awal menetapkan nada untuk hubungan kerja di antara para pemangku kepentingan selama proyek berlangsung.

Langkah 4: Tentukan ruang lingkup proyek, anggaran, dan garis waktu
Setelah kickoff resmi, saatnya untuk menentukan tiga konsep penting:

  • ruang lingkup proyek,
  • anggaran,
  • dan garis waktu proyek Anda.

Masing-masing item ini layak untuk penjelasan mendalamnya sendiri, jadi kami hanya akan mendefinisikannya secara singkat di sini.

A. Cakupan:
Lingkup proyek memberi tahu Anda apa yang akan kami lakukan (dan tidak lakukan)? Mengingat permintaan pelanggan dan visi yang dibahas oleh tim, apa tujuan proyek ini?

B. Anggaran:
Dengan mempertimbangkan ruang lingkup dan sumber daya yang diperlukan untuk memenuhi tujuan proyek , berapa perkiraan biaya keuangan proyek?

C. Linimasa:
Garis waktu proyek merinci fase proyek Anda dan lamanya waktu yang dapat Anda harapkan untuk diselesaikan.

Langkah 5: Tetapkan dan prioritaskan tujuan
Setelah tim Anda memahami tujuan proyek dan Anda telah mengidentifikasi fase untuk memenuhi tujuan tersebut,

memecah tujuan gambaran besar proyek Anda menjadi tujuan dan tugas individu,
memprioritaskan tugas sesuai dengan kepentingan dan ketergantungan,
dan menerapkan sistem untuk memastikan tindakan korektif ketika tujuan tidak tercapai tepat waktu.
Anda mungkin perlu menyesuaikan timeline Anda dengan mempertimbangkan tujuan Anda.

Langkah 6: Tentukan kiriman
Sebuah deliverable, seperti yang didefinisikan oleh Project Management Institute, adalah “produk, hasil, atau kemampuan yang unik dan dapat diverifikasi untuk melakukan layanan yang dihasilkan untuk menyelesaikan suatu proses, fase, atau proyek”. Dengan kata lain, kiriman bisa berupa,

  • produk,
  • hasil,
  • atau kemampuan.

Hasil proyek ditentukan oleh tujuan proyek dan merupakan bagian penting dari rencana proyek. Jika tujuan pelanggan adalah agar pengguna akhir mengelola konten mereka sendiri, misalnya, kiriman mungkin berupa perangkat lunak yang memungkinkan pengguna untuk mengelola konten serta materi pelatihan untuk karyawan dan pengguna akhir tentang cara menggunakan konten yang baru dibuat. perangkat lunak.

Langkah 7: Buat jadwal proyek
Jadwal proyek adalah dokumen yang merinci

  • garis waktu proyek,
  • sumber daya organisasi yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas,
  • dan informasi lain yang penting bagi manajemen tim.

Tak perlu dikatakan, itu harus komprehensif dan mudah dimengerti.

Untuk membuat jadwal proyek , selanjutnya, bagi fase proyek Anda menjadi tugas dan aktivitas individu,
menentukan ketergantungan,  urutan kegiatan, dan memperkirakan sumber daya yang diperlukan dan durasi setiap tugas.

Informasi yang Anda kumpulkan dalam proses ini dapat mengungkapkan penyesuaian yang diperlukan dalam peran, garis waktu, dan/atau anggaran Anda. Ini adalah langkah penting dalam menulis rencana proyek sederhana dan bagian yang bermanfaat dari proses. Jauh lebih baik untuk membuat penyesuaian ini sebelum proyek dimulai daripada berminggu-minggu atau berbulan-bulan kemudian.

Langkah 8: Lakukan penilaian risiko
Risiko adalah masalah yang mungkin atau mungkin tidak muncul selama proyek Anda. Sangat penting untuk mengidentifikasi risiko dalam manajemen proyek dan menguranginya pada fase perencanaan proyek daripada lengah di kemudian hari. Adakan rapat atau mintalah wawasan dari semua anggota tim tentang risiko yang harus Anda pertimbangkan.

Area risiko meliputi:

  • Ruang lingkup proyek
  • Sumber daya (personil, keuangan, dan fisik)
  • Keterlambatan proyek
  • dan Kegagalan Teknologi atau Komunikasi

Tidak ada cara untuk mengendalikan semua potensi risiko, tetapi memikirkannya terlebih dahulu dapat menyelamatkan Anda dari kegagalan proyek .

Langkah 9: Komunikasikan rencana proyek
Setelah Anda menyusun rencana proyek Anda, pastikan untuk mengomunikasikannya dengan jelas kepada tim dan semua pemangku kepentingan lainnya. Anda mungkin telah membuat rencana komunikasi proyek ketika Anda menyusun jadwal proyek Anda. Jika tidak, lakukan sekarang!

Membangun saluran komunikasi yang solid dan harapan untuk komunikasi proyek sangat penting. Sebagai manajer proyek, pastikan untuk memodelkan jenis komunikasi yang Anda harapkan dari semua pemangku kepentingan.

Komponen utama dari rencana manajemen proyek
Pada tingkat dasarnya, contoh rencana proyek terdiri dari tiga komponen. Membuat daftar semua komponen ini untuk membantu menginformasikan rencana manajemen proyek Anda.

Kegiatan
Apa saja hal-hal yang tim Anda perlu lakukan untuk menyelesaikan proyek? Aktivitas dalam rencana proyek Anda mencakup hal-hal seperti

  • mengukur kemajuan
  • mendelegasikan tugas
  • mengalokasikan sumber daya
  • pelacakan waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas proyek
  • berkomunikasi secara efektif.

Tugas
Untuk manajemen tugas apa pun , proyek dipecah menjadi tugas. Ini adalah pekerjaan yang lebih kecil yang membentuk gambaran yang lebih besar dari proyek Anda. Memiliki tujuan tambahan membuat pengukuran keberhasilan dan mengatasi kemacetan lebih mudah, dan mengidentifikasi tugas-tugas ini sangat penting untuk menyusun rencana manajemen proyek Anda.

Sumber daya
Apa yang Anda kerjakan? Sumber daya Anda termasuk anggaran Anda, tentu saja. Penting juga untuk memahami kebutuhan sumber daya manusia dan material Anda. Berapa banyak orang yang perlu mengerjakan proyek ini dan apakah Anda perlu mempekerjakan pekerja sementara atau subkontraktor? Materi fisik atau digital apa yang dibutuhkan dan dari mana asalnya?

Bagaimana perangkat lunak perencanaan proyek dapat membantu merencanakan proyek
Rencana manajemen proyek yang sukses melibatkan pengorganisasian secara efektif semua aktivitas, tugas, dan sumber daya yang membentuk proyek Anda. Mencoba melakukan semua ini dengan kumpulan spreadsheet yang buruk untuk manajemen proyek dan dokumen bersama atau lebih buruk lagi dengan buku catatan, pena, dan catatan tempel sangat berlebihan dan tidak efisien.

Perangkat lunak manajemen proyek dapat menyederhanakan perencanaan proyek Anda dari awal hingga akhir, memberi Anda fitur manajemen proyek dan transparansi dalam proyek yang Anda perlukan tidak hanya untuk membuat rencana manajemen proyek yang sangat baik tetapi juga untuk benar-benar mengelola proyek Anda dengan baik. Perangkat lunak manajemen proyek yang baik memungkinkan Anda untuk melakukan tugas administratif lebih cepat dan efisien, membebaskan waktu untuk fokus pada proyek yang sebenarnya.

Perangkat lunak manajemen proyek juga dapat memfasilitasi komunikasi yang efektif di dalam dan di antara tim, membantu Anda melacak faktor kinerja utama, menyimpan semua data proyek di lokasi pusat, dan memungkinkan Anda membuat laporan tentang proyek Anda di sepanjang jalan. Banyak tantangan manajemen proyek Anda , terutama dengan perencanaan, dapat diatasi dengan alat manajemen proyek yang mampu dan efisien.

Kunjungi Magnet Info untuk medapatkan informasi berita terkini.

You may also like...

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *